AGA 2020-2021

DISCOURS DE LA DIRECTION GÉNÉRALE

PLAN DE RECONSTRUCTION – MISE À JOUR 

 

PRÉSENTATION DE L’ÉQUIPE

On va continuer avec la deuxième partie de cette AGA.

Avant de vous parler de ce qui va suivre dans la prochaine année, je souhaiterais laisser la parole à la charmante équipe avec qui j’ai le plaisir de travailler tous les jours, même à distance, pour qu’elle puisse se présenter. Je laisse donc la parole à Thaïs, notre chargée des services aux membres.

 

Thaïs Ferreira

Bonjour, je m’appelle Thaïs Ferreira, je suis chargée des services aux membres et je suis en poste depuis octobre dernier. Être chargée des services aux membres veut dire que je suis le premier contact avec vous. Depuis mon arrivée, et pour les mois à venir, mon rôle est d’évaluer tous les services du membrariat, comme l’accompagnement individuel, le mentorat, les auditions de la diversité et plus encore ; tout ça pour mieux les redémarrer.

Cela fait trois ans et demi que je suis arrivée à Montréal, je suis Brésilienne, artiste de la scène et enseignante en arts. J’ai de l’expérience dans le domaine des arts et de l’éducation, en tant que comédienne, metteure en scène, danseuse, enseignante et éducatrice.

J’aime beaucoup les arts et la nourriture aussi, alors si vous avez besoin d’un conseil pour un restaurant à Montréal, venez me voir parce que je les connais tous !

 

Amandine Davre

Merci Thaïs ! Bonjour, je suis Amandine Davre, je suis responsable du bureau de projets à DAM et comme vous pouvez l’entendre à mon accent, je viens de France. Je suis arrivée à Montréal, il y a plus de huit ans, pour faire une maitrise, puis un doctorat en histoire de l’art où je me suis spécialisée en art asiatique.

J’ai débuté à DAM le 21 septembre dernier, et comme Tau aime bien le souligner, je suis la plus ancienne nouvelle employée. À DAM, je m’occupe de plusieurs choses, à la fois des communications avec les infolettres et les réseaux sociaux, de la gestion de projets et aussi de la cellule iDAM.

 

Myriam Larose Truchon

Bonjour tout le monde, je suis Myriam Larose Truchon, je suis responsable du soutien administratif et des ressources humaines depuis le 30 novembre 2022. Mes principales responsabilités à DAM sont d’assurer tous les aspects administratifs de l’organisme, tout en assistant la direction générale en matière de planification et des gestions de ressources humaines et financières. Dans le concret, c’est de prendre soin de l’équipe et se s’assurer que nous sommes dans les meilleures dispositions pour travailler.

Sur une note plus personnelle, je suis née et j’ai grandi à Montréal, ville que j’adore. J’ai été adoptée par des parents blancs et québécois, je crois que ça me place dans une position « privilégiée » pour observer la société québécoise. C’est un nouveau défi de travailler à DAM, cela me stimule vraiment beaucoup et j’ai vraiment hâte de tou·te·s vous rencontrer.

 

Philippe Poirier

Bonjour tout le monde, je m’appelle Philippe Poirier et je suis adjoint à la direction générale. Je suis arrivé dans l’équipe de DAM en septembre dernier ; je m’occupe principalement de soutenir Tau à la direction, mais aussi Myriam pour le côté administratif. Je suis artiste en danse contemporaine et en arts visuels, et je débute maintenant ma maitrise en danse à l’UQAM. Tau et moi rions un peu sur le fait que je lui offre un soutien psychologique en échange de son aide pour la gestion des couleurs, puisque je m’occupe de l’infographe chez DAM, malgré mon daltonisme !

 

Simon Paradis

Bonjour ! Je suis de retour chez DAM, mais je change de fonction ; j’agis maintenant comme consultant stratégique à la direction générale et je m’occupe aussi des infrastructures numériques. Je reprends d’ailleurs les accompagnements auprès des artistes qui désirent avoir un coup de main. Je suis de retour à DAM depuis le 10 janvier 2022, mais ma première embauche avait été le 10 octobre 2018. Pour celles et ceux qui ne me connaissent pas, j’ai travaillé plusieurs années dans le milieu du livre, dans le milieu des arts visuels, vidéo et aussi théâtre. Personnellement, ma pratique artistique est principalement d’écrire des romans.

Il y a trois raisons pour lesquelles je fais un retour à DAM. D’abord, j’avais le sentiment d’avoir abandonné une organisation qui me tient à cœur ; j’avais probablement besoin de repos. Ensuite, de pouvoir côtoyer des artistes inspirant·e·s au quotidien me nourrit et me stimule énormément. Enfin, j’avais envie de faire partie de cette nouvelle équipe, d’apporter ma contribution pour ainsi pouvoir aller vers l’avenir !

 

Présentation de Tau S. Bui

Merci beaucoup Simon, merci beaucoup à toute l’équipe ; ce sont les gens avec qui je travaille, avec qui nous sommes en train de construire quelque chose d’assez extraordinaire au sein de DAM, on est vraiment bien excité·e·s !

Pour ma part, et pour celles et ceux qui ne me connaissent pas encore, je m’appelle Tau S. Bui. Ayant été auparavant dans le corporatif, la culture est un peu comme une deuxième vie ; je cumule au total une vingtaine d’années d’expérience en administration. En termes d’expérience corporative, j’ai côtoyé de hauts dirigeants pendant environ 11 ans, autant dans les grandes entreprises que dans les PME, et majoritairement dans les milieux informatiques et dans les services-conseils. Ce que j’y ai appris, ce sont les bonnes pratiques, la productivité, la Méthode AGILE en 2002 – et non en 2018 ! – et j’ai aussi appris l’efficacité dans des ressources presque illimitées.

En 2012, j’ai décidé d’aller dans la culture pour travailler pour des missions qui me tenaient plus à cœur, qui étaient plus en lien avec qui je suis comme humaine. À la fin de mon mandat de cinq ans au Festival TransAmériques (FTA), j’étais directrice des finances et des opérations ; j’y ai vécu la transition après le départ de Madame Marie-Hélène Falcon.

En 2018, je suis arrivé à Tangente, où j’ai été directrice de l’administration et des ressources humaines – un des rares organismes en culture qui avait officialisé un département de ressources humaines. Je suis arrivé à Tangente, en transition aussi ; pendant le départ de Dena Davida (fondatrice) et l’arrivée de l’organisme dans le nouvel édifice Wilder.

Pendant tout cela, j’ai aussi fait quelques conseils d’administration. Ce que j’ai appris en culture, c’est de mettre l’humain en premier l’importance du relationnel. J’ai aussi appris l’efficience versus l’efficacité, faire beaucoup avec très peu et dans une économie d’énergie – c’est-à-dire, avec des ressources extrêmement limitées.

Je rejoins l’équipe de DAM pour l’importance de sa mission, son besoin d’exister. Comme Valérie le mentionnait, je crois aussi que mon profil de gestionnaire généraliste est ce dont l’organisme a besoin en ce moment. Mon mandat actuel est d’évaluer la situation, étudier toutes les questions, lever les drapeaux (flags), faire les meilleures recommandations en considération des effectifs et mener à terme les décisions prises – par le CA, mais aussi par ce que vous, les membres, avez mandaté le CA en termes de responsabilités.

Sachez que c’est quand même avec beaucoup d’humilité que j’ai pris ce poste chez DAM ; il me reste beaucoup à apprendre de vous et de DAM, tous les jours.

Et de même, j’espère aussi partager mes connaissances et mes savoirs avec vous, avec le CA, l’équipe, et aussi, avec le milieu.

D’un point de vue personnel, un petit fait que je partage avec vous… J’ai une énorme phobie des chenilles. Le mouvement péristaltique de ces insectes me donne envie de vomir – au point où j’ai même de la difficulté à vous en parler. J’ai peur qu’elles me sautent dessus, qu’elles me dévorent ; c’est une peur et un dégoût profond et irrationnel, je sais !

 

NOTRE CONTEXTE

Pour la suite, je vous fais un sommaire du plan de reconstruction ; je vous évite une longue présentation PowerPoint comme je vous l’avais fait au Carrefour des membres (CDM).

Qu’est-ce qui nous attend les prochains mois, mais avant, que s’est-il passé ces derniers mois. Le rapport d’activité s’arrête à mon arrivée en juillet, et aujourd’hui, il y a déjà six mois de fait sur l’année 2021-2022.

En allant dans la même direction que Valérie en début de rencontre, j’aimerais prendre une pause ici, car il est important de noter que ce que vit DAM, son questionnement à la suite d’une tempête – et non pas les raisons qui nous ont amené là, mais bien ce qu’on vit en ce moment –, ça fait presque partie d’un cycle normal de vie d’un organisme – OBNL, culturel, communautaire, etc.

Ça s’est vu, ça se voit, ça se verra encore ailleurs. Malgré tout, DAM vit une situation sans précédent. La particularité, en ce moment, réside dans le contexte dans lequel on vit cette crise : la pandémie !

Cette pandémie ajoute des facteurs importants pour lesquels il est difficile de se baser sur les cas de figure passés en matière de gestion de crise :

  • Épuisement complet du milieu entier
    • Artistes
    • Travailleurs culturels
    • Administrateurs
  • Incertitudes financières importantes (autant personnelles qu’organisationnelles)
  • Effritement du système de soutien personnel pour plusieurs
  • Fragilisation de la santé mentale (ex. technicien·ne·s de scène)

La pandémie nous oblige donc à ralentir alors qu’on souhaiterait courir. Ce qui aurait pu être fait facilement devient plus complexe alors qu’on essaie aussi de contrer l’isolement :

  • Faire des activités de réseautage avec les membres ;
  • Intégrer de nouveaux employé·e·s ;
  • Bâtir un esprit d’équipe ;
  • Faire avancer les projets.

Tout cela devient plus compliqué et difficile. Et même si la pandémie dure depuis presque deux ans, la plupart des services et projets offerts à DAM n’avaient pas encore eu la chance d’être réinventés pour s’adapter soit à la distanciation physique, soit au format en ligne.

Parce que lorsqu’on y pense : moins de cinq mois après le début de la crise sanitaire,

alors qu’il manquait de clarté dans ce que vivait le milieu culturel ;

que la PCRE venait à peine d’arriver ;

que les artistes et travailleur·euse·s autonomes étaient abandonné·e·s par les gouvernements ;

que les spectacles n’avaient pas encore recommencé ;

que l’équipe commençait à peine à s’affranchir le télétravail ;

que Ahmaud Arbery, Amy Cooper et Georges Floyd sont arrivé·e·s,

DAM a vécu sa crise à elle, qui a duré plusieurs mois. Et puis, à la fin du printemps dernier, la crise a arrêté de crier la situation était encore urgente, bien entendu ; la crise se faisait encore sentir, mais hurlait moins fort.

On comprend que les services et les projets, pendant ce temps-là, eux, n’ont pas été peaufinés pour s’adapter à la nouvelle ère.

C’est pourquoi il est impensable de « juste reprendre là où on a arrêté ».

Parce que DAM, depuis plusieurs années, a en plus grandi à une vitesse vertigineuse. Les magnifiques projets qui ont été mis en place depuis la presque dernière décennie sont venus à un coût, non seulement financier, mais humain aussi.

L’expansion fulgurante de l’organisme dans les derniers cinq ans, combinée à des financements à projet limités dans le temps, sporadiques et irréguliers, a causé une pression auprès de l’équipe, mais aussi, un manque de temps nécessaire qui aurait dû être dédié à la gestion de cette croissance.

Les conséquences vécues à DAM sont les mêmes dans tous les types d’entreprises, et non juste en culture :

  • Une équipe qui s’agrandit trop vite
  • Un travail en silo parce que les fonctionnements internes ne sont pas révisés et adaptés
  • Une démultiplication des tâches, menant à un épuisement professionnel
  • Un manque de processus structurés

Et par conséquent, tout le savoir, ou presque, quitte l’organisme en même temps que les employé·e·s qui partent ; c’est ce qu’on vit présentement à l’interne.

Quant à la surcharge de travail des employé·e·s :

  • Avec des salaires plus bas que la moyenne du milieu culturel (selon l’étude Solertia), il n’était pas rare que les employé·e·s aient plusieurs emplois.

Il faut donc travailler pour stabiliser le financement global et augmenter les subventions au fonctionnement pour payer décemment et intégralement l’ensemble des employé·e·s permanent·e·s, pour arrêter d’obliger les employé·e·s à démultiplier les projets pour obtenir des subventions (à projet) pour assurer leur rémunération.

Cette question en est une qui nous préoccupe énormément avec le CA, et il est important d’interpeller les différents paliers de gouvernement afin qu’ils nous accompagnent dans la résolution de ces problématiques… Pas seulement pour DAM, mais pour l’ensemble du milieu culturel – plusieurs projets sont présentement en cours pour cela.

Une augmentation générale du budget alloué à la culture semble nécessaire pour sa survie de manière saine… et cela est une question politique !

Mais d’abord et avant tout, notre stratégie à DAM est de profiter du dépôt des demandes pluriannuelles au fonctionnement au CALQ et au CAM en février 2023, pour ainsi stabiliser notre financement et augmenter les subventions de fonctionnement.

 

PRÉSENTATION DU BUDGET

Je ne connais pas encore l’historique financier des dix dernières années par cœur, mais ça viendra !

Je vais bientôt vous présenter les grandes lignes, mais considérez ceci :

  • Plus du double du financement public vient des subventions à projet
  • Le fonctionnement ne couvre même pas les frais opérationnels de l’organisme (incluant les immobilisations)
  • Tou·te·s les employé·e·s sont à projets :
    • Services aux membres
    • Mentorat, Projets, Auditions, Accompagnements, etc.
    • Cellule iDAM
    • Recherche
  • Les salaires de la direction générale, de l’équipe administrative, et des communications doivent être répartis selon les subventions à projet et les revenus autonomes.

 

POUR L’ANNÉE À VENIR 2021-2022

On en est déjà à la moitié de l’année, je vous présente ici un budget prévisionnel dans le pire des scénarios, soit un déficit de 25 000 $ puisque plusieurs subventions à projet sont liées à des activités que nous ne pouvons promettre d’être en mesure de livrer, bien que nous travaillons fort en ce sens.

Plusieurs démarches sont entamées pour diminuer le déficit, et je suis confiante que ce sera possible.

Ce premier portrait financier nous pousse à faire des choix :

Ce qui signifie que l’embauche d’une direction administrative n’est pas possible en ce moment, ni d’une direction de communications ; que l’évaluation des outils de visibilité pour les membres va se faire (bottin des artistes et site web), mais que la mise en œuvre devra attendre le financement adéquat.

Nous sommes aussi en effectif réduit, à traiter le passé, se concentrer sur le présent et planifier le futur. Et pour nous assurer de pallier tous les besoins, l’équipe en place porte plusieurs chapeaux – chose que nous savions déjà et que nous étions déjà prêt·e·s à faire.

Philippe fait aussi de l’infographie.

Amandine fait des communications en plus de coordonner iDAM et de combler les besoins pressants en recherche.

Myriam monte un nouveau département des ressources humaines – parce que c’était important de décentraliser ce département après ce que DAM a vécu – et elle aide aussi avec le contenu iDAM.

Thaïs en a déjà beaucoup sur la planche à restructurer ce que deux personnes et demie faisaient.

L’arrivée de Simon dans cette nouvelle équipe est un cadeau : ce qui pouvait nous prendre 3 h à trouver nous prend maintenant seulement 1 h. Nous travaillons donc extrêmement plus rapidement.

Et en l’absence d’une direction des communications, d’une direction administrative et d’un·e chargé·e iDAM, la responsabilité repose sur moi : c’est pourquoi Simon est là pour m’aider à avancer encore plus vite pour la planification stratégique et les dépôts de subvention. Nous croyons donc fermement que c’est possible de le faire avec les effectifs présents, en prenant en considération le contexte actuel et le besoin de bien faire les choses.

Un État des lieux avait été présenté à notre premier Carrefour des membres en novembre dernier. Depuis, on a peaufiné un peu, mais la stratégie principale reste la même :

Assurer la pérennité de l’organisme en interrogeant et en revoyant son fonctionnement pour déposer de solides demandes de subventions au fonctionnement pluriannuel en février 2023.

Nous avons le soutien des subventionneurs qui nous donnent le temps et les outils nécessaires pour bien repartir l’organisme, et je les remercie ! Ils sont conscients du contexte particulier, de la pénurie, de l’essoufflement et de l’historique. Ils sont là avec nous !

Il est aussi important de bien évaluer le passé et de concentrer les efforts pour les projets qui bénéficient le plus aux membres.

  • Formations longues (1-2 jours)
  • Accompagnements individuels (de tou·te·s les membres de l’équipe)
  • Mentorat
  • Programme de codéveloppement artistique
  • Activités de réseautage

D’autres projets sont à étudier, comme les Auditions de la diversité. Il faut évaluer le temps d’implication pour le nombre de membres qui en bénéficieraient. Jusqu’à présent, je ne sais pas exactement quand il sera possible de reprendre les Auditions de la diversité.

On est encore dans une optique d’un retour progressif des activités à l’été prochain.

Pour la CELLULE IDAM

Nous gardons la priorité sur les engagements précédents (avant juin), et l’adaptation des formations en ligne.

RECHERCHE

Finaliser quelques projets

  • Projet IRIPI pour le mentorat
  • Enquête Impact de la Covid
  • Étude RQD UQAM DAM

Cette dernière est une étude qualitative des mesures d’équité s’adressant aux artistes et travailleur·euse·s culturel·le·s de la diversité dans le milieu de la danse à Montréal. On entend contribuer à mieux comprendre les facteurs d’exclusion des artistes et travailleur·euse·s dans ce secteur.

 

POUR TERMINER

Nous savons aussi que vous ne nous connaissez pas encore, et que nous avons à apprendre à se connaître et à se faire confiance.

Nous avons déjà mis en place le Carrefour des membres, mais sachez que nous travaillons à créer des opportunités pour se côtoyer plus régulièrement, malgré la pandémie.

Parce que nous, ce dont on a besoin, c’est de mieux vous connaître parce que ça nous motive et que ça nous oriente aussi à mieux vous servir !

En attendant, il y aura le prochain Carrefour des membres, le 21 mars au Conseil des Arts de Montréal !

Nous y ferons un retour sur le premier CDM, et il y aura aussi une table de discussion sur MVVM (Mission, Valeurs, Vision, Mandat) et FFOM (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces), ainsi que sur vos désirs les plus fous ! Pour ainsi mieux préparer l’avenir et notre plan stratégique.

 

SOMMAIRE DU PLAN DE RECONSTRUCTION

Voici les grandes lignes de la présentation du sommaire du plan de reconstruction.

 

RESSOURCES HUMAINES

La page contact de notre site internet a été mise à jour avec les coordonnées de l’équipe !

Ce qui est très bien avancé

  • Révision de l’organigramme temporaire pour restructuration
  • Stabilisation des ressources humaines
  • Révision de la politique anti-harcèlement et rédaction d’un guide
  • Mise en place d’une politique de travail
  • Nomination d’un·e responsable des ressources humaines

Ce qui est en cours

  • Création d’un comité de direction (décentralisation des pouvoirs)
  • Prévention de l’épuisement de l’équipe

 

COMMUNICATIONS

Ce qui est très bien avancé

  • Refonte du site web : mieux servir les membres [microsites]
    • Réflexion sur les besoins du site web
  • Révision des contenus et stratégies (infolettres, réseaux sociaux, web)
  • Consultant en stratégies de communication

Ce qui ne se fera pas pour le moment

  • Refonte de l’image de marque
  • Révision des partenariats promotionnels 
  • Embauche d’une direction des communications

 

TECHNOLOGIES

Ce qui est très bien avancé

  • Stabilisation de l’infrastructure 
  • Uniformisation de la gestion de fichiers

Ce qui est en cours

  • Évaluation du CRM / Bottin / Calendrier
  • Évaluation du site web

 

FINANCES & ADMINISTRATION

Ce qui est très bien avancé

  • Mise en place de processus comptables
  • Mise en place de contrôle interne

Ce qui est en cours

  • Stabilisation du financement

Ce qui ne se fera pas pour le moment

  • Embauche d’une direction administrative

 

GESTION DES OPÉRATIONS ET DE LA PRODUCTION

Ce qui est très bien avancé

  • Réduction des projets spéciaux futurs
  • Révision des fonctionnements départementaux
  • Révision du fonctionnement général (éviter les silos)

Ce qui est en cours

  • Finalisation des projets spéciaux entamés

 

SERVICES AUX MEMBRES

Ce qui est en cours

  • Reprise progressive (estimation : été 2022)
  • Formations longues (1-2 jours)
  • Accompagnements individuels
  • Mentorat
  • Programme de codéveloppement artistique
  • Activités de réseautage

 

PLAN STRATÉGIQUE 2023-2025

PLAN DIRECTEUR SUR 3 ANS

  • 2023 à 2025
  • Amorce : décembre 2021 (Participation des membres 21 MARS 2022)
  • Dépôt : septembre 2022

AVEC LA PARTICIPATION :

  • Membres
  • Conseil d’administration
  • Direction générale et Équipe

AMORCE DE LA RÉFLEXION

  • Pour réviser notre mission et notre mandat
  • Pour bien s’enligner et se repositionner
  • Pour soutenir les demandes de subventions pluriannuelles de février 2023 du CALQ + CAM

 

CARREFOUR DES MEMBRES – 21 MARS 2022

  • MVVM
    • Mission + Vision + Valeurs + Mandat
  • FFOM
    • Forces + Faiblesses + Opportunités + Menaces
  • Désirs les plus fous

 

ACTIONS PRIORITAIRES 2021-2022

  • Consolidation de la relation avec les membres
  • Apprentissage des processus passés + révision
  • Reprise progressive de la cellule iDAM
  • Élaboration de la planification stratégique
  • Révision de la mission et du mandat
  • Reprise progressive des activités aux membres
  • Préparation des dépôts pluriannuels – février 2023
  • Amélioration de l’efficience opérationnelle
  • Stabilisation des communications

 

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter !

Merci beaucoup !

Tau S. Bui
Directrice générale
[email protected]

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